Vừa qua, Ủy ban nhân dân tỉnh có văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ năm 2025 trên địa bàn tỉnh. Theo đó, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh; Tòa án nhân dân tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh (đơn vị phối hợp); các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; các Hội đặc thù có phạm vi hoạt động của tỉnh; Doanh nghiệp Nhà nước thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý: Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 6 năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025); Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 117/CT-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang. Tập trung rà soát, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định mới và tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức và địa phương. Đồng thời, bố trí công chức, viên chức bảo đảm tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật để thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý, cụ thể đối với các nội dung sau: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (hồ sơ điện tử); quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ; thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo. Nghiêm túc chỉ đạo thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Trong đó, tập trung chỉ đạo thực hiện việc lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định; tổ chức triển khai việc nộp lưu hồ sơ, thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ Nội vụ hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Đối với các sở, ban, ngành tỉnh tiếp tục chỉ đạo thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức; Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố tiếp tục chỉ đạo Phòng Nội vụ phối hợp các cơ quan, đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống tại các phòng, ban, cơ quan chuyên môn cấp huyện theo quy định của Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 và Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 6 năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025). Song song đó, ứng dụng công nghệ thông tin, tạo lập cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo tinh thần Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” và Kế hoạch số 636/KH-UBND ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

Bên cạnh đó, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Sở Nội vụ rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với tình hình thực tế của địa phương; hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị chia tách, sáp nhập, giải thể đảm bảo đúng theo quy định. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh: Tổ chức Hội nghị triển khai Luật lưu trữ năm 2024 và tổng kết thực hiện Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh An Giang”, giai đoạn II (2020-2024); triển khai Nghị định của Chính phủ, Thông tư của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Xây dựng Đề án “Số hoá tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh” đối với hồ sơ, tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh An Giang”, giai đoạn II (2020-2024); Đề án “Nâng cao công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2025 - 2029,  Kế hoạch “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống tại các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2025 - 2029”. Cùng với đó, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành để kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và địa phương. Quản lý, kiểm tra các tổ chức, cá nhân hoạt động hành nghề lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Báo cáo tổng kết thực hiện Kế hoạch số 636/KH-UBND ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”. Đồng thời, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị liên quan hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử theo quy định tại Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; hướng dẫn thực hiện hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử theo tinh thần Công văn số 1432/UBND-TH ngày 31 tháng 10 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh. Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu Lưu trữ lịch sử theo Kế hoạch số 277/KH-UBND ngày 12 tháng 4 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng tỉnh An Giang, giai đoạn 2022 - 2030”. Thu thập tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ. Phối hợp với cơ quan chuyên môn xây dựng hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, giải pháp an toàn thông tin và nâng cấp phần mềm AIMS để thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử. Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch học tập kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử tại các tỉnh, thành phố,… thực hiện có hiệu quả về quản lý tài liệu điện tử, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ số. Xây dựng và triển khai thực hiện Kế hoạch quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ năm 2025 trên địa bàn tỉnh; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và tổng hợp báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh.

Cùng với đó, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh nâng cấp Hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử (Hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành tỉnh) đảm bảo đầy đủ các tính năng ký số, số hóa văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử…; hướng dẫn cấu hình, định dạng, thể thức chữ ký số cá nhân, tổ chức theo quy định; đảm bảo an toàn thông tin trong Hệ thống. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng hoàn thiện các chức năng, dữ liệu đảm bảo Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh đáp ứng các yêu cầu theo quy định về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử theo tinh thần Công văn số 1306/UBND-TH ngày 05 tháng 10 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc triển khai thực hiện Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Chủ trì và phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng giải pháp kết nối liên thông giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử giữa các cơ quan, tổ chức với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Song song đó, Sở Tài chính theo khả năng cân đối ngân sách, phối hợp với Sở Nội vụ, các cơ quan, đơn vị và địa phương có liên quan xem xét, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về nguồn kinh phí thực hiện trên cơ sở lồng ghép với kinh phí chi thường xuyên được giao hàng năm, các Chương trình, Dự án và các nguồn hợp pháp khác theo phân cấp của Luật Ngân sách nhà nước./.